Organizacja pracy w biurze — co na nią wpływa?

Co to znaczy organizacja pracy? – definicja

Organizacja pracy to inaczej odpowiednie ułożenie i priorytetyzacja obowiązków, które mamy do wypełnienia w ramach codziennej pracy. Może polegać na ułożeniu spraw do zrobienia w listę zadań i podejmowaniu decyzji, które z nich są najważniejsze lub najpilniejsze do wykonania. Takie podejście do sprawy pomaga efektywnie pracować i sprawia, że czas pracy jest skuteczniej wykorzystywany.

Dlaczego organizacja pracy jest ważna?

Wielu pracowników marnuje swój czas, zajmując się rzeczami, które albo nie należą do ich obowiązków, albo są w ogóle niezwiązane ze zleconą pracą. Wpływa to na efektywność pracy, a co za tym idzie na rozwój i przychody firmy. Wniosek jest prosty: organizując swoją pracę prawidłowo, po prostu zyskujemy czas.

Najczęstszymi powodami „marnowania” czasu wśród pracowników są:

• wpływ pożeraczy czasu – telefon, internet, rozmowy o niczym z innymi pracownikami, oglądanie śmiesznych filmików na YouTube,
• zła organizacja biura – chodzi tu zwłaszcza o przeludnienie w biurach. Gdy w biurze jest za dużo osób, sprzyja to pogaduszkom, na biurkach brakuje miejsca na potrzebne dokumenty i urządzenia (np. drukarka, ksero),
• brak motywacji – pracowników, którzy mają niskie pensje, a także nie znają celów operacyjnych czy strategicznych firmy ciężko zmotywować do pracy, a im samym trudno im się skupić na zleconych zadaniach,
• złe zarządzanie i brak delegowania zadań – wiele osób zarządzających pracą innych pracowników nie wie, że robi to źle. Często zlecają sprzeczne ze sobą zadania, przeładowują kompetentnych pracowników zadaniami całego zespołu, wykorzystują brak asertywności poszczególnych osób, zmuszają podwładnych do skrócenia przerwy z uwagi na pilne zadania.

Kilka wskazówek, jak poprawić organizację pracy w biurze

Najprostsze zmiany, które można wprowadzić od razu, w dodatku niskim kosztem, możemy podzielić na trzy główne bloki:

1. Lepsza organizacja czasu pracy

   Trudne do osiągnięcia, ale warte swojej ceny. Najprostszym sposobem będzie wyeliminowanie rozpraszaczy. Mówimy tu o zablokowaniu dostępu do stron niezwiązanych z pracą, pozbyciu się z zasięgu wzroku prywatnego telefonu. Dobrym rozwiązaniem jest też wprowadzenie jasnych zasad dotyczących przerwy i odpoczynku. Wbrew pozorom pięciominutowa przerwa na każdą godzinę pracy przy komputerze jest potrzebna nie tylko ze względu na zasady BHP, ale również ze względu na efektywność pracy pracowników.

2. Lepsza organizacja własnej pracy – prawidłowe określenie zadań i zarządzanie nimi

   Większość z nas jest przeładowana zadaniami, ma niejasno określony ich zakres (umowa swoje, a zadania do wykonania swoje) i często nie ma nawet czasu spokojnie zjeść posiłku w oderwaniu od pracy. Nie mamy więc ochoty myśleć wtedy dodatkowo o planowaniu czy organizacji czasu pracy.

   Trzeba wiedzieć, kiedy powiedzieć stop. Zwłaszcza gdy zadania, które dostajemy do wykonania, wykraczają poza nasz zakres obowiązków i nie dotyczą stanowiska, które piastujemy. Przy projektach wieloosobowych zadbajmy o jasny podział zadań, nauczmy się delegować niektóre obowiązki, a przy indywidualnych – jasno określmy, które etapy są najistotniejsze i które najpilniejsze. Nie pozwólmy jednak, aby odkładanie na ostatnią chwilę mniej ważnych spraw weszło nam w nawyk.

3. Lepsza organizacja miejsca pracy, czyli porządek i wygodne rozwiązania na stanowisku pracy

   Często zapominamy, że to, jak prezentuje się nasze biurko, wpływa na jakość naszej pracy. Wiele osób twierdzi, że bałagan na stanowisku im nie przeszkadza i bez problemu mogą odnaleźć dowolną, potrzebną rzecz. To prawda… tylko po jakim czasie?

   Istnieje kilka prostych rozwiązań, dzięki którym mniej czasu poświęcimy na niepotrzebne działania:

   • zbędne rzeczy do szuflady – nie ma sensu trzymać wszystkiego na biurku, to nas tylko rozprasza i odciąga wzrok od celu,
   • stałe elementy wystroju odkładajmy na swoje miejsce – kiedy coś leży na stałym miejscu, daje nam poczucie ładu i harmonii. Długopisy w kubku, kubek na podkładce, dokumenty w organizerach, drobne elementy w pudełku itd.,
   • otoczenie w harmonii – rzeczy, które budują nasze otoczenie, też wpływają na efektywną pracę. Segregatory ułożone i opisane, kable upięte i ułożone w korytkach, meble i dekoracje równo postawione. To wszystko pomaga nam w skupieniu i nie odciąga niepotrzebnie uwagi,
   • wielkość i jakość mebli – podobno aż jeden na trzech pracowników pracuje przy zbyt małym biurku w stosunku do pracy, jaką wykonuje. Efektywne zorganizowanie własnej przestrzeni jest w takich warunkach albo trudne, albo wręcz niemożliwe. Wynika to z doboru złej jakości mebli albo mebli o niestandardowych wymiarach do biur, gdzie te meble nie pasują. Rozwiązanie jest banalnie proste. Meble biurowe na wymiar dają możliwość rozwiązania części problemów z organizacją przestrzeni i dopasowania otoczenia do swoich potrzeb. Jakość materiałów i solidność wykonania też jest ważna – mamy wtedy gwarancję, że meble będą służyły wiele lat i nie rozpadną się w ciągu roku ani nie odkształcą pod ciężarem komputera i urządzeń biurowych.

Jakie meble i akcesoria biurowe ułatwiają organizację pracy w biurze?

Dobrze zorganizowane miejsce pracy to nie tylko kwestia nawyków, lecz także odpowiednio dobranych mebli i akcesoriów biurowych, które wpływają na porządek, komfort oraz efektywność podczas wykonywania codziennych obowiązków. Przemyślane wyposażenie pozwala ograniczyć chaos i ułatwia utrzymanie ładu w przestrzeni roboczej.

W biurach, gdzie brakuje dodatkowych szaf, regałów czy kontenerków do przechowywania, trudno znaleźć miejsce na dokumenty i niezbędne materiały. W efekcie wiele rzeczy pozostaje na widoku, co potęguję wrażenie bałaganu i utrudnia koncentrację. Podobna sytuacja dotyczy biurek pozbawionych szuflad lub organizerów, gdy nie ma gdzie schować drobnych akcesoriów, wszystko trafia na blat, zajmując przestrzeń roboczą i obniżając komfort pracy. Oto kilka produktów, które warto rozważyć przy wyposażaniu biura:

• Kontenerek biurowy z szufladami

To zdecydowanie mebel, który warto mieć w każdym biurze. Niewielkie wymiary sprawiają, że kontenerek mieści się pod biurkiem, ale równie dobrze prezentuje się ustawiony obok niego. Zazwyczaj ma kilka szuflad, w których można posegregować dokumenty, materiały biurowe czy drobne akcesoria.

Polecamy z naszej oferty, chociażby kontenerek pod biurko LOFT Next. Zbudowany z solidnej płyty meblowej o grubości 18 mm, gwarantuje trwałość i niezawodność przez wiele lat. Model wyposażony jest w trzy pojemne szuflady oraz kółka jezdne, które umożliwiają łatwe przemieszczanie się nawet po nierównych powierzchniach. Ten konkretny model kontenerka świetnie komponuje się z białą lub czerwoną cegłą oraz dużymi, przeszklonymi oknami z czarnymi ramami. Ciepły odcień drewna ociepla przestrzeń, zachowując jednocześnie profesjonalny, biurowy charakter.

Kontenerek pod biurko LOFT Next — minimalizm w najlepszym wydaniu

• Szafa biurowa

Szafa biurowa to jeden z podstawowych elementów wyposażenia każdego dobrze zorganizowanego biura. Zapewnia znacznie więcej przestrzeni do przechowywania niż kontenerki, dzięki czemu umożliwia uporządkowanie większej liczby dokumentów, segregatorów czy materiałów firmowych. W zależności od potrzeb może być wyposażona w półki, zamykane moduły lub przestrzeń przeznaczoną do archiwizacji akt.

Z naszej oferty polecamy dwudrzwiową szafę LOFT HYGGE 5OH. Sprawdzi się zarówno w minimalistycznych biurach, jak i w bardziej klasycznych aranżacjach. Smukła, wysoka konstrukcja zapewnia dużą pojemność bez zajmowania nadmiernej przestrzeni. Wewnętrzne półki umożliwiają wygodne przechowywanie segregatorów, dokumentów i pudeł archiwizacyjnych, ułatwiając logiczne uporządkowanie materiałów według częstotliwości użytkowania. Na życzenie szafa może zostać wyposażona w zamek baskwilowy, który zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.

Nowoczesna szafa biurowa z pojemnymi półkami – LOFT HYGGE 5OH

• Regał biurowy

Regał biurowy to praktyczny mebel, który dzięki swojej otwartej formie umożliwia szybki i wygodny dostęp do wszystkich potrzebnych rzeczy, bez potrzeby korzystania z drzwiczek czy wysuwanych szuflad. Jego półki sprawdzają się nie tylko do przechowywania dokumentów i segregatorów, ale także na dekoracje, zdjęcia czy rośliny, które wprowadzają przyjazną atmosferę do biura.

Przykładem jest regał biurowy LOFT VELO 3OH, który oferuje dużo miejsca do przechowywania dokumentów i segregatorów. Brak drzwiczek i zbędnych ozdobników podkreśla minimalistyczny charakter mebla, a wszystko, czego potrzebujesz, znajduje się zawsze w zasięgu wzroku i ręki.

Nowoczesny regał biurowy LOFT VELO 3OH – wizualizacja wersji 30H i 40H

• Przepusty kablowe

Przepusty kablowe to niewielkie, ale bardzo praktyczne elementy wyposażenia biura, które pomagają utrzymać porządek na stanowisku pracy. Montuje się je najczęściej w blacie biurka, aby estetycznie przeprowadzić kable zasilające, przewody USB, słuchawkowe i sieciowe bezpośrednio przez jego powierzchnię. Dzięki temu przewody nie leżą luzem na biurku i nie zwisają po jego bokach, a przestrzeń wygląda schludnie i jest lepiej zorganizowana. Warto podkreślić, że uporządkowanie kabli to nie tylko kwestia estetyki, ale również bezpieczeństwa. Luźno poprowadzone przewody mogą zwiększać ryzyko potknięcia się, a ich splątanie sprzyja szybszemu zużyciu oraz uszkodzeniom.

W ZDESK dostępnych jest kilka modeli przepustów kablowych do biurek. Istnieje także możliwość zamówienia biurka z przygotowanym otworem pod przepust. Otwór jest precyzyjnie wycinany w blacie, a sam przepust montowany standardowo w centralnym miejscu, blisko jego krawędzi.

Meble i akcesoria biurowe od ZDESK — zorganizuj z nami swoje biuro

W ofercie ZDESK znajdziesz wszystko, co potrzebne, aby urządzić wygodne i uporządkowane biuro. Oferujemy szeroki wybór mebli biurowych, które pozwolą Ci stworzyć przestrzeń przyjazną do pracy. Dostępne są m.in. komody, szafy biurowe, kontenerki, biurka oraz praktyczne akcesoria. Bez względu na to, czy urządzasz domowe biuro, czy wyposażasz całą firmę, mamy produkty odpowiednie dla każdego. Zadbaj o porządek, który ułatwia skupienie, i przekonaj się, jak dobrze dobrane meble mogą poprawić komfort i organizację pracy.

Nasze meble powstają z trwałych, solidnych materiałów, które dobrze sprawdzają się w codziennym użytkowaniu. Stabilna konstrukcja zapewnia ich wytrzymałość przez długi czas, a dopracowane detale sprawiają, że świetnie wyglądają w każdym wnętrzu. Współpracujemy z setkami zadowolonych klientów – od freelancerów urządzających domowe biura, po duże korporacje wyposażające całe piętra biurowców. Zaufanie naszych klientów to dla nas najlepsza rekomendacja.